Mașina, telefonul, laptopul, biroul din sufragerie, cina cu clientul, vacanța „de team building" cu familia. Întrebarea „pot să trec asta pe firmă" are, de fapt, trei întrebări în ea: se deduce, se deduce TVA, și e cumva un venit al dumneavoastră. Răspunsurile diferă de la un bun la altul, iar pentru microîntreprindere prima întrebare nici nu contează.
O cheltuială a firmei se judecă pe trei planuri. Deductibilitatea la impozitul pe profit, după art. 25 din Codul fiscal: cheltuiala efectuată în scopul desfășurării activității economice este deductibilă, cu deductibilitate limitată pentru categoriile de la alin. (3) și nedeductibilă pentru cele de la alin. (4). Deducerea TVA, după regulile proprii, cu limitarea de 50% pentru vehicule de la art. 298. Și calificarea ca avantaj în natură al persoanei care beneficiază, după art. 76 alin. (3), cu excepțiile de la alin. (4).
Cele trei planuri sunt independente. O cheltuială poate fi nedeductibilă și totuși fără consecințe pentru asociat, sau deductibilă la firmă și în același timp venit impozabil al beneficiarului. Pentru microîntreprindere, primul plan dispare, pentru că impozitul de 1% se aplică veniturilor indiferent de cheltuieli, dar celelalte două rămân în vigoare.
Pentru vehiculele rutiere sub 3.500 kg și cu cel mult nouă locuri, neutilizate exclusiv în activitate, cheltuielile sunt deductibile 50%, potrivit art. 25 alin. (3) lit. l), iar TVA se deduce 50%, potrivit art. 298. Regimul se aplică fără foi de parcurs. Utilizarea exclusivă, cu foi de parcurs, dă 100%, iar categoriile enumerate expres, precum agenții de vânzări, curieratul sau taximetria, au 100% de drept.
Cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita a 2% din profitul contabil la care se adaugă impozitul pe profit și cheltuielile de protocol, potrivit art. 25 alin. (3) lit. a). Baza de calcul face ca limita să fie mică la profituri mici și inexistentă la pierdere.
Cheltuielile sociale sunt deductibile în limita a 5% din cheltuielile cu salariile personalului, potrivit art. 25 alin. (3) lit. b). Cadourile pentru copii, ajutoarele, evenimentele pentru angajați intră aici, cu propriile lor plafoane de neimpozitare la beneficiar.
Impozitul pe profit, amenzile și penalitățile către autorități, cheltuielile fără documente justificative și cheltuielile efectuate în favoarea asociaților sau acționarilor, fără legătură cu activitatea, potrivit art. 25 alin. (4). Ultima categorie este cea care contează în această analiză.
Laptopul, telefonul, mobilierul de birou, echipamentele, abonamentele de software: deductibile integral și cu TVA deductibilă integral, dacă sunt achiziționate de firmă și folosite în activitate. Utilizarea personală ocazională a unui telefon de serviciu nu schimbă nimic. Al doilea telefon, pentru un membru al familiei, este fie avantaj în natură, fie cheltuială în favoarea asociatului, după cine îl primește.
Mașina: regimul de 50% pe ambele planuri, fără avantaj impozabil pentru utilizarea personală, potrivit art. 76 alin. (4) lit. ț), cu condiția să fie în proprietatea sau folosința firmei. Este singurul bun pentru care legea acceptă expres amestecul dintre personal și profesional și îl tarifează forfetar. A doua mașină, pentru soț, nu mai intră în această logică.
Biroul de acasă: deductibil proporțional cu suprafața afectată, dacă sediul social sau punctul de lucru este declarat acolo și există un contract de comodat sau de închiriere cu firma. Utilitățile urmează aceeași proporție. Renovarea întregii locuințe pe cheltuiala firmei nu este renovare de sediu.
Mesele și cadourile: protocol, în limita de 2%, când sunt legate de relații de afaceri. Cina cu familia nu devine protocol prin factura pe firmă. Deplasările: deductibile când scopul este al activității, cu diurna în limita neimpozabilă la beneficiar; vacanța cu escală la un client este, în cea mai mare parte, vacanță.
Serviciile medicale, sportul, asigurările: au plafoane proprii de neimpozitare la salariat și de deductibilitate la firmă, care se verifică pe fiecare categorie. Pentru asociatul care nu este și salariat sau administrator remunerat, cele mai multe dintre ele sunt cheltuieli în favoarea asociatului, nedeductibile și, la nevoie, recalificabile.
La microîntreprindere, impozitul de 1% se aplică veniturilor. Cheltuielile nu reduc nimic, ceea ce îi face pe mulți administratori să creadă că, fiscal, pot cumpăra orice pe firmă fără consecințe. Este adevărat pentru primul plan și fals pentru celelalte două.
TVA rămâne cu regulile ei, dacă firma este plătitoare: deducerea pentru bunuri fără legătură cu activitatea se respinge, iar cea pentru vehicule se limitează la 50%. Avantajul în natură rămâne venit al beneficiarului, impozabil ca salariu la administratorul remunerat sau la salariat. Iar cheltuielile în favoarea asociatului, fără temei, devin exact ce sunt: sume scoase din firmă fără hotărâre de distribuire, adică dividende mascate, creditare a asociatului sau, în cazurile grave, altceva.
La microîntreprindere, testul deductibilității se înlocuiește cu testul beneficiarului: cine folosește bunul și cu ce titlu. Dacă răspunsul este asociatul, în interes personal, fără document, cheltuiala nu este „gratuită" doar pentru că nu reduce impozitul de 1%.
Testul de la art. 25 alin. (1). Dacă bunul sau serviciul servește activității economice, cheltuiala este deductibilă la impozitul pe profit, integral sau limitat, după categorie. Dacă servește persoanei, nu.
Regulă separată. Bunurile fără legătură cu activitatea nu dau drept de deducere; vehiculele mixte dau 50%; protocolul peste limită pierde deducerea. Firma micro plătitoare de TVA răspunde la această întrebare la fel ca una pe profit.
Salariatul sau administratorul remunerat: avantaj în natură, impozabil ca salariu, cu excepțiile legale. Asociatul neremunerat: cheltuială în favoarea lui, nedeductibilă, cu riscul recalificării. Nimeni identificabil: cheltuială fără document, nedeductibilă.
Factură pe firmă, contract de comodat pentru bunurile personale folosite de firmă, foi de parcurs dacă se dorește 100% la vehicul, regulament intern pentru avantajele acordate salariaților. Cheltuiala fără document este nedeductibilă indiferent de scop.
Avantajele în natură acordate salariaților și administratorilor se cuantifică lunar și se includ în baza de impozitare a salariului, cu excepțiile prevăzute de lege. Neincluderea lor este cea mai frecventă constatare la inspecție pe acest capitol.
Cheltuielile personale ale asociatului, dacă au trecut prin firmă, se regularizează: fie se rambursează firmei, fie se distribuie ca dividende cu impozitul aferent, fie se documentează ca împrumut. Lăsate în contul 461 sau ascunse în cheltuieli, devin problemă la primul control.
Înainte de închiderea exercițiului, cheltuielile cu potențial personal se revăd: vehicule, telefoane, protocol, deplasări, sediu acasă. Corecția în declarația anuală costă mai puțin decât constatarea în inspecție.
Factura pe firmă documentează plata, nu scopul. Scopul decide deductibilitatea, iar beneficiarul decide restul.
Nu contează pentru 1%. Contează pentru TVA, pentru avantajele în natură și pentru recalificarea sumelor scoase pentru asociat.
Regimul de 50% acceptă amestecul personal-profesional pentru vehiculul folosit în activitate. Vehiculele familiei nu sunt vehicule ale activității.
Nu. Cheltuiala în favoarea asociatului, repetată și nedocumentată, poate deveni dividend mascat, creditare sau delapidare. Nedeductibilitatea este scenariul blând.
Da, cu regimul de 50%. Pentru vehiculele sub 3.500 kg și cel mult nouă locuri, neutilizate exclusiv în activitate, cheltuielile sunt deductibile 50% la impozitul pe profit, potrivit art. 25 alin. (3) lit. l), iar TVA se deduce 50%, potrivit art. 298. În schimb, utilizarea personală a unui asemenea vehicul nu este avantaj impozabil, potrivit art. 76 alin. (4) lit. ț). Fără foi de parcurs, 50% este regula; cu foi de parcurs și utilizare exclusivă, 100%.
Pentru impozitul de 1% pe venituri, nu: cheltuielile nu reduc baza. Contează însă pentru TVA, dacă sunteți plătitor, pentru calificarea bunului ca avantaj în natură al administratorului sau al salariaților și, în cazul cheltuielilor în favoarea asociaților fără legătură cu activitatea, pentru recalificarea lor ca dividende mascate sau ca sume ridicate fără temei.
Da, dacă sunt achiziționate de firmă, pe factură, și folosite în activitate. Bunurile de valoare mică se trec direct pe cheltuieli, cele peste pragul legal se amortizează. Utilizarea personală ocazională a unui telefon de serviciu nu schimbă regimul; un al doilea telefon, pentru soț sau copil, este avantaj în natură sau cheltuială nedeductibilă.
Da, proporțional cu suprafața afectată activității, dacă sediul social sau punctul de lucru este declarat acolo și există un contract de comodat sau de închiriere între dumneavoastră și firmă. Utilitățile se deduc în aceeași proporție. Fără contract și fără sediu declarat, cheltuielile sunt personale.
Mesele de afaceri, cadourile de valoare rezonabilă pentru parteneri, băuturile oferite la birou. Se deduc în limita a 2% din profitul contabil la care se adaugă impozitul pe profit și cheltuielile de protocol, potrivit art. 25 alin. (3) lit. a). Peste limită, sunt nedeductibile, iar TVA aferentă urmează aceeași soartă.
Când sumele plătite de firmă pentru asociat nu au legătură cu activitatea, nu sunt documentate ca avantaj sau ca dividend și se repetă. Atunci calificarea nu mai este fiscală, ci poate deveni delapidare sau folosire a bunurilor societății în interes personal. Linia dintre cheltuială nedeductibilă și infracțiune este tratată separat.
Material informativ, actualizat la 18 septembrie 2026. Nu constituie consultanță juridică sau fiscală; situațiile individuale trebuie analizate punctual.
Dacă firma dumneavoastră a primit o notificare sau are un control în curs, analizele conexe sunt grupate la controlul fiscal. Pentru asistența acordată companiilor, vedeți fiscalitate pentru companii.
O primă discuție trece cheltuielile cu potențial personal prin cele trei întrebări, stabilește ce se regularizează și cum, și separă ce este nedeductibil de ce ar putea deveni o problemă mai mare.