Aproape orice control fiscal începe la fel: cu o listă de documente solicitate. Registre, contracte, facturi, extrase de cont, corespondență comercială — uneori pentru perioade de acum cinci sau șase ani. În acel moment, întrebarea „ce are voie ANAF să îmi ceară?" devine una practică. Iar întrebarea și mai incomodă — „ce pățesc dacă nu le mai am?" — primește, în Codul de procedură fiscală, răspunsuri precise și deloc confortabile.
Temeiul general este art. 64 din Codul de procedură fiscală: în vederea stabilirii stării de fapt fiscale, contribuabilul are obligația de a pune la dispoziția organului fiscal registre, evidențe, documente de afaceri și orice alte înscrisuri. În cadrul inspecției, art. 113 completează tabloul: organul de inspecție examinează documentele din dosarul fiscal, verifică concordanța dintre declarații și evidența contabilă și poate solicita informații de la terți.
Registre obligatorii, balanțe, jurnale de vânzări și cumpărări, fișe de cont, documente justificative — facturi, chitanțe, avize, deconturi.
Civile și comerciale, inclusiv actele adiționale și anexele.
Bancare, inclusiv pentru conturi din străinătate.
Oferte, comenzi, e-mailuri relevante pentru realitatea tranzacțiilor — parte din „documentele de afaceri" la care se referă art. 64.
Statele de salarii și dosarele de personal, la controalele privind contribuțiile.
Fișiere SAF-T, arhive de facturi electronice și, potrivit art. 109, chiar aplicațiile informatice cu care evidențele au fost generate.
Există și limite. Solicitarea trebuie să aibă legătură cu perioadele și obligațiile fiscale supuse controlului, așa cum au fost delimitate prin avizul de inspecție (art. 122). Documentele se prezintă, la alegerea organului fiscal, la sediul acestuia sau la domiciliul fiscal al contribuabilului, iar organul fiscal poate reține înscrisuri, pe bază de dovadă scrisă, pentru cel mult 30 de zile — în cazuri excepționale, cu aprobarea conducătorului organului fiscal, cel mult 90 de zile —, contribuabilul având dreptul să solicite copii de pe documentele reținute (art. 64 alin. (4)–(5)).
De reținut și contextul anului 2026: prin SAF-T (obligatoriu, din ianuarie 2025, pentru toate categoriile de contribuabili), RO e-Factura și schimbul internațional de informații, ANAF deține deja o parte semnificativă din datele dumneavoastră înainte de a cere ceva. Solicitările de documente servesc tot mai des la confruntarea datelor deja deținute cu evidențele contribuabilului — ceea ce face ca lipsurile și necorelările să fie observate imediat.
Regula actuală, în vigoare după modificarea Legii contabilității nr. 82/1991 prin Legea nr. 36/2023: registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui al închiderii exercițiului financiar în care au fost întocmite — inclusiv statele de salarii.
Rămân supuse termenelor vechi: 10 ani pentru documentele financiar-contabile, respectiv 50 de ani pentru statele de salarii. Noul termen de 5 ani nu „amnistiază" arhiva veche.
Documentele se păstrează pe perioada de utilizare a bunului, dacă aceasta depășește 5 ani.
Dosarele personale ale salariaților și contractele de muncă — 75 de ani, potrivit anexei nr. 6 la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, tocmai pentru că servesc la stabilirea drepturilor de pensie.
Tranzacții imobiliare, împrumuturi între afiliați, pierderi fiscale reportate, TVA — păstrați documentele peste minimul legal. Costul depozitării este derizoriu față de costul unei estimări.
ATENȚIE. Termenul de păstrare de 5 ani și termenul de prescripție fiscală de 5 ani nu se suprapun perfect. Prescripția (art. 110 CPF) curge de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația și poate fi suspendată sau întreruptă — o inspecție începută în interiorul termenului poate viza legal documente pe care, aritmetic, ați fi tentat să le considerați „expirate".
Potrivit art. 8 din Codul de procedură fiscală, limba oficială în administrația fiscală este româna. Documentele justificative și certificatele redactate într-o limbă străină trebuie însoțite, la solicitarea organului fiscal, de traduceri în limba română certificate de traducători autorizați de Ministerul Justiției — iar pentru limbile fără traducători autorizați în România, de traduceri făcute ori certificate de ambasada sau consulatul statului respectiv.
Sancțiunea este drastică: documentele depuse fără traducere, deși aceasta a fost solicitată, nu se iau în considerare. Contractul cu partenerul german sau extrasul băncii elvețiene devin, juridic, inexistente în dosarul de control. La contracte externe importante — cu atât mai mult în dosarele de venituri din străinătate — comandați traducerile din timp, nu în ultimele zile ale controlului.
Dacă starea de fapt nu se clarifică pe baza înscrisurilor prezentate de contribuabil, organul fiscal are dreptul să solicite înscrisuri și informații altor persoane (art. 64 alin. (1), art. 58): parteneri comerciali — inclusiv prin controale încrucișate —, instituții de credit, notari, autorități române și străine.
Practic, factura pe care nu o mai găsiți există, de regulă, la emitent; extrasul de cont — la bancă; contractul — la cocontractant. Concluzia are două tăișuri: lipsa documentelor dumneavoastră rareori împiedică ANAF să reconstituie tranzacțiile, dar versiunea reconstituită din surse externe va fi interpretată în defavoarea celui care nu a păstrat probele.
Când nu poate determina situația fiscală corectă, organul fiscal stabilește baza prin estimare rezonabilă (art. 106 CPF). Metodele: sursa și utilizarea fondurilor, fluxurile de trezorerie, marja, produsul/serviciul și volumul, patrimoniul net (OPANAF nr. 3389/2011).
Documentele justificative constituie probe (art. 72), iar contribuabilul are sarcina de a dovedi actele și faptele care au stat la baza declarațiilor sale (art. 73 alin. (1)). Fără documente, declarațiile rămân simple afirmații.
Nerespectarea obligației de a pune la dispoziție registre și înscrisuri este contravenție (art. 336 alin. (1) lit. c) CPF).
Refuzul nejustificat de prezentare, în scopul împiedicării verificărilor, și nerefacerea documentelor distruse sunt infracțiuni distincte în Legea nr. 241/2005.
Estimarea, în detaliu. Pentru persoanele fizice supuse verificării situației fiscale personale funcționează metodele indirecte din OPANAF nr. 675/2018. Organul fiscal este obligat să menționeze în actul de impunere motivele și criteriile estimării — un teren fertil pentru apărare, dar numai dacă îl valorificați în contestație. Separat, la nedepunerea declarațiilor, art. 107 permite impunerea din oficiu; decizia astfel emisă se anulează dacă depuneți declarația în 60 de zile de la comunicare. Iar pentru diferențele stabilite de organul fiscal se datorează, pe lângă dobânzi, penalitatea de nedeclarare de 0,08% pe zi (art. 181 CPF), cu majorare în caz de fapte de evaziune.
Deducerile fără acte se pierd. Exemplul cel mai dur vine din materia TVA: în cauza C-664/16 Vădan, Curtea de Justiție a UE a decis că dreptul de deducere nu poate fi acordat doar pe baza unei estimări dintr-o expertiză, în lipsa facturilor sau a altor documente obiective. Cu alte cuvinte, veniturile vi se pot estima în plus, dar deducerile fără acte se pierd — asimetrie care explică de ce sumele din decizii ajung, uneori, uriașe.
Amenzile, concret. Contravenția de la art. 336 alin. (1) lit. c) CPF se sancționează cu amendă de la 25.000 la 27.000 lei pentru contribuabilii mijlocii și mari, respectiv de la 6.000 la 8.000 lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice. Nepăstrarea și nearhivarea documentelor contabile constituie, separat, contravenție potrivit Legii contabilității: art. 41 pct. 2 lit. c) din Legea nr. 82/1991 sancționează nerespectarea reglementărilor privind întocmirea, utilizarea, păstrarea și arhivarea documentelor justificative și contabile, precum și reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse, cu amendă de la 300 la 4.000 lei (art. 42 alin. (1)).
Latura penală. Două fapte din Legea nr. 241/2005 sunt direct relevante. Art. 4: refuzul nejustificat de a prezenta organelor competente documentele legale și bunurile din patrimoniu, în scopul împiedicării verificărilor financiare, fiscale sau vamale, în termen de cel mult 15 zile de la somație, se pedepsește cu închisoare de la 1 la 6 ani. Art. 3: fapta contribuabilului care nu reface documentele de evidență contabilă distruse, în termenul înscris în documentele de control, deși putea să o facă — închisoare de la 6 luni la 5 ani. Linia dintre „nu mai găsesc documentele" și „refuz să le prezint" trebuie gestionată cu maximă atenție și, de regulă, cu asistență de specialitate.
Pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor financiar-contabile nu este un impas definitiv — OMFP nr. 2634/2015 reglementează reconstituirea.
În scris, către conducătorul entității, de la constatarea pierderii — obligația aparține oricărei persoane care constată situația.
În cel mult 30 de zile de la constatare (în caz de forță majoră — incendiu, inundație — 90 de zile de la încetarea acesteia), cu procesul-verbal al împrejurărilor și, unde este cazul, dovada sesizării organelor de urmărire penală.
Pentru documentele provenite de la terți, reconstituirea se face prin obținerea unui exemplar de la emitent; băncile eliberează duplicate ale extraselor; facturile transmise prin RO e-Factura se recuperează din sistem, prin SPV.
Marcată vizibil, cu precizarea numărului și datei dispoziției de reconstituire — doar astfel documentele redevin bază legală pentru înregistrările contabile.
Cele întocmite de entitate se refac după aceleași proceduri ca originalul, cu mențiunea că sunt reconstituite.
Odată ce ați primit un termen scris în documentele de control, ceasul a pornit — iar amânarea nu mai este o opțiune administrativă.
ATENȚIE. Reconstituirea făcută din proprie inițiativă, înainte de control, este o dovadă de bună-credință. Aceeași reconstituire, refuzată sau amânată după ce inspecția v-a pus în vedere un termen, poate deveni element al infracțiunii de la art. 3 din Legea nr. 241/2005.
Nu orice solicitare trebuie satisfăcută necondiționat — dar modul în care refuzați face diferența dintre exercitarea unui drept și o contravenție (sau mai rău).
Refuz justificat există, în esență, în două situații. Prima: secretul profesional. Potrivit art. 67 CPF, avocații, consultanții fiscali, auditorii, experții contabili, medicii, psihoterapeuții și preoții pot refuza să furnizeze informații cu privire la datele de care au luat cunoștință în exercitarea activității; asistenții și persoanele care participă la activitatea lor profesională sunt asimilate. Limita: acești profesioniști nu pot refuza informațiile privind propriile obligații fiscale, iar — cu excepția preoților — pot furniza informațiile dacă titularul secretului își dă acordul. Un cabinet de avocatură controlat fiscal prezintă, deci, propriile evidențe și facturi, dar nu conținutul dosarelor clienților.
A doua situație: solicitări fără legătură cu obiectul controlului — documente din afara perioadei sau a obligațiilor fiscale menționate în avizul de inspecție ori solicitări vădit disproporționate față de scopul verificării.
Întotdeauna, în termenul acordat. Nu ignorați solicitarea: tăcerea nu este o obiecție, este o contravenție în devenire.
Secret profesional, lipsa legăturii cu perioada sau impozitele verificate, imposibilitatea obiectivă și demersurile de reconstituire începute. Predați tot ce nu este contestat.
Cereți prelungirea termenului și consemnarea poziției dumneavoastră; dacă solicitarea abuzivă persistă, sesizați organul ierarhic superior și rezervați argumentul pentru contestația împotriva actelor emise.
Refuzul verbal, tăcerea și predarea selectivă nedeclarată sunt cele mai proaste opțiuni posibile.
Da, în măsura în care au legătură cu obiectul controlului: corespondența comercială face parte din „documentele de afaceri" prevăzute de art. 64 din Codul de procedură fiscală și servește frecvent la verificarea realității tranzacțiilor. Corespondența cu avocatul dumneavoastră rămâne, însă, protejată de secretul profesional.
Nu, ca regulă. După modificarea Legii contabilității prin Legea nr. 36/2023, termenul este de 5 ani de la 1 iulie a anului următor închiderii exercițiului financiar, inclusiv pentru statele de salarii. Atenție însă: documentele întocmite înainte de 1 ianuarie 2023 rămân supuse termenelor vechi (10, respectiv 50 de ani), iar documentele mijloacelor fixe se păstrează pe durata de utilizare a acestora.
Veniturile și obligațiile vă pot fi stabilite prin estimare (art. 106), dar deducerile — în special TVA — se pierd în lipsa documentelor, conform jurisprudenței CJUE (cauza C-664/16 Vădan). Soluția este reconstituirea: duplicate de la furnizori, extrase de la bănci, facturile din sistemul RO e-Factura. Începeți demersurile imediat, nu după primirea proiectului de raport.
Da. Neprezentarea la termenul indicat poate fi sancționată contravențional (art. 336 CPF), iar dacă întârzierea se transformă în refuz după somație, discuția se poate muta pe terenul art. 4 din Legea nr. 241/2005. Dacă termenul este obiectiv prea scurt, cereți în scris prelungirea, motivat — practica organelor fiscale este, de regulă, să o acorde.
Material informativ, actualizat la 17 iulie 2026. Nu constituie consultanță juridică sau fiscală; situațiile individuale trebuie analizate punctual.
Termenele curg din momentul comunicării. O primă discuție clarifică ce vi se reproșează, ce trebuie să justificați și cum se construiește apărarea — înainte ca o estimare să devină o decizie de impunere.