Un incendiu în arhivă. Un laptop furat. Un contabil care a dispărut cu documentele. Vine un control, iar contribuabilul nu are ce pune pe masă. Din acest punct există două drumuri. Unul, corect: reconstituirea legală, pe baza urmelor pe care fiecare document le-a lăsat în altă parte. Celălalt, tentant și periculos: „refacerea” documentelor lipsă, adică fabricarea lor retroactivă. Primul salvează dosarul; al doilea îl transformă într-o infracțiune nouă.
Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse este reglementată de Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015, în vigoare și în 2026. Ordinul stabilește o procedură strictă, cu termene scurte, pe care contribuabilul trebuie să o urmeze imediat ce constată lipsa.
Persoana care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente are obligația să înștiințeze, în scris, conducătorul entității în 24 de ore de la constatare.
În cel mult 3 zile lucrătoare de la înștiințare se încheie un proces-verbal cu datele de identificare a documentelor dispărute, persoana responsabilă și împrejurările dispariției.
Procedura se finalizează în cel mult 30 de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, în cel mult 90 de zile de la încetarea acesteia.
Documentele reconstituite poartă mențiunea „RECONSTITUIT” și se păstrează într-un dosar de reconstituire distinct. Dacă originalul este găsit ulterior, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal. Respectarea acestor pași nu este un formalism: ea dă evidenței reconstituite legitimitate în fața organului fiscal.
Un document contabil rareori trăiește într-un singur exemplar: are un corespondent la cealaltă parte a operațiunii, o urmă în bancă, o înregistrare într-un registru. Cu cât operațiunea a lăsat mai multe urme externe, cu atât reconstituirea este mai solidă.
Pe baza exemplarelor deținute de partenerii comerciali — furnizori, clienți.
Pe baza extraselor și a documentelor bancare.
Pe baza exemplarelor părților, ale notarului sau ale registrelor publice.
Pe baza evidențelor electronice, a copiilor de siguranță și a declarațiilor fiscale deja depuse.
Digitalizarea fiscală a schimbat radical peisajul reconstituirii. O bună parte din datele pe care înainte le pierdeai odată cu arhiva sunt astăzi în afara ei — și, adesea, deja la ANAF.
Facturile emise și primite în sistemul național trec prin platforma ANAF; pot fi reconstituite din sistem, indiferent de soarta exemplarelor pe hârtie.
Fișierul standard de audit, transmis periodic, conține într-un format structurat o mare parte din datele contabile — jurnale, conturi, tranzacții. Ce ai raportat deja rămâne recuperabil.
Băncile păstrează istoricul tranzacțiilor și îl eliberează la cerere; ele susțin reconstituirea fluxului real al banilor, independent de documentele interne.
Pentru contribuabilul de bună-credință, pierderea arhivei nu mai înseamnă pierderea informației. Pentru cel tentat să „refacă” trecutul este o capcană: orice document fabricat astăzi trebuie să fie coerent cu datele deja aflate la ANAF — și de cele mai multe ori nu este.
Expertul de parte nu poate — și nu trebuie — să producă documente pentru operațiuni care nu au existat sau în forme care nu au existat la data lor. Aceasta nu mai este reconstituire, ci fabricare, iar fabricarea de înscrisuri cu aparență de autenticitate atrage răspunderea penală pentru falsul în înscrisuri. Diferența nu ține de intenția subiectivă, ci de natura obiectivă a actului: a recupera un exemplar real al unei facturi reale este legal; a redacta astăzi o factură „datată” în urmă cu doi ani, pentru o operațiune care nu a avut loc, este fals.
Riscul cel mai grav al unei apărări prost conduse este exact acesta — o problemă fiscală, care s-ar fi rezolvat cu o estimare și o discuție despre bază, se transformă într-un dosar penal pentru fals, o infracțiune nouă, uneori mai gravă decât cea inițială.
Atenție — reconstituire nu înseamnă „refacere”. A reconstitui o factură lipsă pentru o operațiune reală, pe baza exemplarului partenerului, este legal. A redacta o factură nouă pentru o operațiune inexistentă ori a antedata un document este fals în înscrisuri — o infracțiune distinctă, care se adaugă eventualului dosar fiscal și îl agravează.
Presiunea unui control iminent împinge mulți contribuabili exact spre acest gest. Regula expertului de parte este fără excepții: se reconstruiește numai ceea ce a existat și numai din surse externe verificabile. Orice altceva nu este apărare, ci o a doua faptă.
Pornește de la o operațiune care a existat în realitate; se sprijină pe o sursă externă verificabilă (partener, bancă, registru, sistem ANAF); documentul poartă mențiunea corespunzătoare și intră în dosarul de reconstituire; procedura din OMFP 2634/2015 a fost respectată.
Operațiunea nu a existat sau este modificată pentru a schimba rezultatul fiscal; „sursa” este creată tot de contribuabil, în oglindă cu documentul de justificat; data reală este falsificată (antedatare); scopul nu este recuperarea informației, ci construirea unei realități convenabile.
Un expert serios refuză categoric al doilea scenariu — nu doar pentru că este ilegal, ci pentru că este și ineficient: în epoca e-Factura și SAF-T, minciuna documentară se contrazice singură.
Lipsa documentelor nu blochează controlul — dimpotrivă. Când evidențele nu există, sunt incomplete sau nu sunt puse la dispoziție, organul fiscal are dreptul, potrivit art. 106 din Codul de procedură fiscală, să stabilească baza de impozitare prin estimare. Estimarea folosește orice date disponibile și este, prin natura ei, defavorabilă contribuabilului. Sarcina probei rămâne, potrivit art. 73, la contribuabil pentru faptele care au stat la baza declarațiilor sale.
Aici reconstituirea legală devine crucială: fiecare document recuperat din surse externe restrânge terenul estimării și înlocuiește o presupunere cu o probă. Aceeași reconstrucție susține și calculul prejudiciului pe baza evidenței reconstituite într-un eventual dosar penal, ori reconstituirea surselor în verificarea situației fiscale personale. Expertul de parte nu se opune estimării printr-o negație, ci prin reconstrucția faptelor.
Contribuabilul nu este singurul deținător de probe. Potrivit art. 64 din Codul de procedură fiscală, pentru stabilirea stării de fapt fiscale, organul are dreptul să solicite înscrisuri nu doar de la contribuabil, ci și de la alte persoane cu care acesta are sau a avut relații economice ori juridice — logica din spatele întrebării ce documente poate cere ANAF și obligația de a le prezenta.
Aceeași logică lucrează și în favoarea apărării: sursele la care organul poate apela pentru a construi acuzația — furnizori, clienți, bănci, notari — pot fi folosite de expert pentru a reconstitui evidența în favoarea contribuabilului. Documentul deținut de un terț independent are, în plus, o forță probatorie sporită: nu poate fi bănuit că a fost fabricat de partea interesată.
Dacă procedura din OMFP 2634/2015 a fost respectată și fiecare piesă are o sursă externă identificabilă, documentele reconstituite au aceeași valoare ca originalele pe care le înlocuiesc. Ceea ce le dă greutate nu este forma, ci trasabilitatea — posibilitatea de a arăta, pentru fiecare document, de unde provine și cum poate fi verificat la un terț.
Invers, o evidență „reconstituită” fără sursă, care apare din senin exact în forma de care contribuabilul are nevoie, este slabă probator și suspectă penal. Rolul expertului este să producă primul tip de evidență și să nu se apropie de al doilea.
Se dovedesc cu acte de la pompieri, poliție ori asigurator — ceea ce deschide și termenul prelungit de 90 de zile pentru forță majoră.
Se dovedește cu plângerea și dosarul penal. Documentul oficial fixează caracterul involuntar al pierderii.
Cazul cel mai delicat: contribuabilul rămâne răspunzător fiscal pentru propria evidență, chiar dacă vinovăția practică aparține prestatorului.
În toate trei, greșeala tipică este pasivitatea — să aștepți controlul fără să fi declanșat reconstituirea. Cine a sesizat la timp și a început să recupereze documente se prezintă la control cu un dosar; cine nu a făcut nimic se prezintă cu o problemă.
Verifică respectarea procedurii de reconstituire și o pune în ordine, dacă a fost neglijată.
Inventariază operațiunile perioadei și, pentru fiecare, identifică sursa externă; recuperează documentele de la parteneri, bănci, notari, registre și din sistemele ANAF (e-Factura, SAF-T).
Documentează, pentru fiecare piesă, proveniența, apoi reconstruiește fluxul economic și rezultatul fiscal real, pe care îl compară cu estimarea organului.
Ceea ce nu face niciodată este să completeze golurile cu documente inventate. Un gol onest, semnalat ca atare, este mai puternic în apărare decât o piesă fabricată care se poate prăbuși la prima verificare încrucișată.
Reconstituirea evidenței nu este niciodată doar o operațiune tehnică. De aceea expertul de parte lucrează cuplat cu avocatul: expertul stabilește ce se poate reconstitui și din ce surse; avocatul evaluează riscul ca reconstituirea, procedura urmată sau chiar dispariția documentelor să fie interpretate în cheie penală. Împreună decid ce se depune, în ce ordine și cu ce explicație — parte din coordonarea apărării fiscale cu cea penală.
Această coordonare previne exact eroarea fatală — aceea în care un contribuabil de bună-credință, încercând să-și „repare” contabilitatea singur, produce proba propriei acuzații. Într-un dosar cu miză penală, cine reconstruiește evidența trebuie să știe și drept fiscal, și drept penal.
De la procedură, nu de la reconstrucție. Sesizați în scris, în 24 de ore, apoi întocmiți procesul-verbal în 3 zile lucrătoare și declanșați reconstituirea, care trebuie finalizată în 30 de zile (sau 90 de zile de la încetarea forței majore). Strângeți actul de la pompieri sau asigurator — el dovedește caracterul fortuit al pierderii. Abia apoi începeți recuperarea documentelor din surse externe.
Da, dar prin recuperarea exemplarelor reale de la parteneri, bănci sau din e-Factura — nu prin redactarea unora noi. Un exemplar autentic al unei facturi reale, obținut de la cealaltă parte a tranzacției, este reconstituire legală. O factură redactată acum și antedatată este fals, chiar dacă operațiunea a existat. Distincția este între a recupera și a fabrica.
Da. Datele din e-Factura și SAF-T sunt un ajutor prețios, dar reconstituirea evidenței rămâne obligația dumneavoastră, iar procedura din OMFP 2634/2015 trebuie urmată. Avantajul este că o parte importantă a informației este deja verificabilă la sursă, ceea ce face reconstituirea mai rapidă și mai solidă.
O restrânge. Cu cât reconstituiți mai mult din surse verificabile, cu atât rămâne mai puțin teren pentru estimare, iar cifrele prezumate sunt înlocuite cu cifre dovedite. O evidență reconstituită complet și corect poate înlătura estimarea; una parțială o reduce. În ambele cazuri, tăcerea și pasivitatea sunt cele mai scumpe opțiuni.
Material informativ, actualizat la 18 iulie 2026. Nu constituie consultanță juridică sau fiscală; situațiile individuale trebuie analizate punctual.
Termenele curg din momentul comunicării. O primă discuție clarifică ce vi se reproșează, ce trebuie să justificați și cum se construiește apărarea — înainte ca o estimare să devină o decizie de impunere.